De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht bedrijven om cliëntenonderzoek uit te voeren voor zakelijke relaties. Dit is om te voorkomen dat criminele organisaties gebruik maken van het financieel systeem voor witwassen of financiering van terrorisme. Cliëntenonderzoek kan echter tijdrovend en complex zijn voor bedrijven, vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen. Gelukkig biedt de WWFT de mogelijkheid voor vereenvoudigd cliëntenonderzoek, wat een efficiëntere manier biedt om aan de verplichtingen van de wet te voldoen.
Vereenvoudigd cliëntenonderzoek
Vereenvoudigd cliëntenonderzoek is een manier om cliëntenonderzoek uit te voeren die minder tijd en middelen vereist dan traditioneel cliëntenonderzoek. Dit kan worden gedaan voor cliënten die als ‘lage risico’ worden beschouwd, zoals particulieren of bedrijven met een laag risico op witwassen of financiering van terrorisme. Vereenvoudigd cliëntenonderzoek kan worden gebruikt voor cliënten die al eerder zijn onderzocht, of voor cliënten waarvoor voldoende informatie beschikbaar is. Dit kan bedrijven helpen om hun cliëntenonderzoek efficiënter en sneller uit te voeren, zonder in te boeten aan de effectiviteit ervan.
Stappen voor vereenvoudigd cliëntenonderzoek:
Om een vereenvoudigd cliëntenonderzoek uit te voeren, moeten bedrijven eerst bepalen of de cliënt als ‘lage risico’ wordt beschouwd. Dit kan worden gedaan door middel van een risicoanalyse, waarbij factoren zoals de aard van de zakelijke relatie, het land van herkomst en de branche worden meegewogen. Als de cliënt als ‘lage risico’ wordt beschouwd, kunnen bedrijven vervolgens de volgende stappen ondernemen:
- Verzamelen van informatie: Bedrijven moeten informatie verzamelen over de cliënt, zoals naam, adres en identiteitsbewijs.
- Valideren van informatie: De verzamelde informatie moet worden gevalideerd door middel van bronnen zoals openbare registers of creditbureaus.
- Documenteren: Al de verzamelde en gevalideerde informatie moet worden gedocumenteerd en opgeslagen, zodat deze gemakkelijk kan worden geraadpleegd in geval van inspecties of audits.
- Bijhouden van veranderingen: Bedrijven moeten ook veranderingen in de cliëntgegevens bijhouden en deze bijwerken in hun documentatie.
- Uitzonderingen: Er zijn enkele uitzonderingen waar vereenvoudigd cliëntenonderzoek niet kan worden toegepast. Dit geldt bijvoorbeeld voor cliënten die worden beschouwd als “hoog risico” op witwassen of financiering van terrorisme, zoals cliënten uit landen met een hoog risico of cliënten die betrokken zijn bij bepaalde sectoren met een hoog risico. In deze gevallen moeten bedrijven traditioneel cliëntenonderzoek uitvoeren.
Tot slot
Vereenvoudigd cliëntenonderzoek biedt bedrijven een efficiëntere manier om aan de verplichtingen van de WWFT te voldoen, zonder in te boeten aan de effectiviteit ervan. Door het identificeren van cliënten als “lage risico” en het verzamelen, valideren en documenteren van de juiste informatie, kunnen bedrijven een effectief cliëntenonderzoek uitvoeren en tegelijkertijd hun tijd en middelen besparen. Bedrijven moeten wel altijd op de hoogte blijven van veranderingen in de WWFT en eventuele uitzonderingen op vereenvoudigd cliëntenonderzoek.
Extra tip
Bedrijven kunnen meer informatie over vereenvoudigd cliëntenonderzoek en de WWFT vinden op de website van de Nederlandse Autoriteit Financiële Markten (AFM) of op de website van het Ministerie van Financiën.