Bedrijven en instellingen die moeten voldoen aan de Wwft dienen de Uiteindelijke Belanghebbende of Ultimate Beneficial Owner (UBO) van toekomstige relaties te identificeren middels een UBO check. Hierbij wordt kortweg de identiteit van de belang- of gezaghebbende personen binnen een organisatie vastgesteld en gecontroleerd. Maar hoe doet u dat precies?
Identiteit achterhalen
De verplichte UBO check begint met een cliëntenonderzoek waarbij u de identiteit van iedere Uiteindelijke Belanghebbende moet vaststellen en controleren. Hierbij kunt u (tegen betaling) gebruik maken van het UBO register van de KVK waarin bedrijven de natuurlijke personen die belanghebbend zijn in hun organisatie hebben geregistreerd. Weet u wie de UBO’s zijn? Dan mag u zelf een risico inschatting maken.
Risico inschatten
Heeft u met een UBO check de identiteit van belanghebbenden achterhaald? Dan mag u zelf een inschatting maken van de risico’s. Tijdens deze zogeheten compliance check bepaalt u de hand van een aantal objectieve factoren of uw klant een laag-, midden- of hoog risico vormt. De uitkomsten van deze risicobeoordeling zijn vormen de basis voor het verdere verloop van het cliëntenonderzoek.
TIP Download de gratis ePaper: Risicoclassificatie model, lees alles over de verschillende gradaties en ontdek de meest gebruikte manier van classificeren.
Verscherpt cliëntenonderzoek (eventueel)
De risicoclassificatie bepaalt welke vervolgstappen u moet nemen om te voldoen aan de eisen uit de Wwft. Voor cliënten met een laag risicogehalte kunt u de UBO check na het vaststellen en controleren van de identiteit afsluiten met louter het invullen van een UBO formulier, waar cliënten met een hoog risico moeten verplicht worden onderworpen aan een verscherpt cliëntenonderzoek. Hier leest u daar meer over.
UBO Check afsluiten: documenteren & ondertekenen
Nadat u alle informatie zorgvuldig heeft gedocumenteerd, dient u een UBO verklaring laten ondertekenen. Op dit formulier worden alle gegevens van de Uiteindelijk Belanghebbende(n) vermeld en belooft de UBO in kwestie u op de hoogte te houden van eventuele wijzigingen. U kunt een dergelijke UBO verklaring hier downloaden.
