Steeds meer makelaars, notarissen en accountants krijgen ermee te maken: cliënten willen zich identificeren via Zoom, Skype of Facetime. Daarmee voldoet u echter niet aan de eisen die gesteld worden aan het voldoen aan bepalingen uit de Wwft. De UBO identificatie op afstand houdt namelijk in dat u uw cliënt niet daadwerkelijk in persoon ziet om zijn of haar identiteit te verifiëren en dat maakt het lastig om een volledig correcte UBO verklaring te laten ondertekenen. Wat kunt u daar aan doen?
Potentieel hoger risico
Een UBO identificatie op afstand geldt doorgaans als factor voor een classificatie met een potentieel hoger risico op witwassen en het financieren van terrorisme. Daarmee zou u een verscherpt cliëntenonderzoek moeten uitvoeren. U kunt echter ook aanvullende maatregelen treffen waarmee u dat potentieel hogere risico deels kunt compenseren:
Gewaarmerkte kopieën
U kunt de identiteit van de UBO verifiëren aan de hand van een gewaarmerkte kopie van het paspoort of de ID-kaart. Deze is door de UBO in kwestie of door een gemachtigde eenvoudig aan te vragen bij de gemeente of bij een notaris.
Kleine overboeking
Bij transacties kunt u voor de naam- en nummercontrole een kleine overboeking of eerste betaling van €0,01 vragen van uw cliënt. Voor compenseren van het risico dient deze betaling te geschieden vanaf een rekening bij een bank gevestigd in een EU-lidstaat of in een door de minister gemaakte uitzondering.
Eerder cliëntenonderzoek
Het kan ook zo zijn dat iemand eerder een cliëntenonderzoek heeft verricht naar uw cliënt. Dat kan u zelf zijn, maar ook een notaris of accountant. U kunt deze gegevens gebruiken voor de UBO identificatie op afstand, mits deze in de loop der tijd actueel zijn gehouden. Let wel: als u een extern cliëntenonderzoek gebruikt, blijft u zelf verantwoordelijk voor de juistheid.
Hulp nodig bij de UBO identificatie op afstand?
Heeft u hulp nodig bij de UBO identificatie op afstand? We helpen u er graag bij. Neem vrijblijvend contact op met één van onze specialisten en ontdek welke stappen u moet zetten om te voldoen aan de Wwft.
